DXとAI活用①
手書きの伝票をExcelに入力して、そのExcelを別のExcelに貼り付けて、報告書にまとめる…
気づけば1時間、2時間…
毎週、毎月のルーティン…
「転記作業」は多くの職場で、いまも当たり前に続いています。
でも冷静なると、同じ情報を何度も入力するって、「人がやりたい仕事」「人がやるべき仕事」と、いえるのでしょうか？
ITやAI活用が最も力を発揮するのが繰り返し作業です。
一度入力すれば、あとは集計も転送もレポートも自動で作成できます。
そして今の時代、プログラミングの知識は不要で、誰でもすぐに活用できます。無料で使えるAIツールを少し知るだけで、毎日の転記がゼロになることも珍しくありません。
そして1番大事なのは、
例えば、転記の時間がなくなり空いた時間を何に使いたいですか？
・お客さんへの提案をしっかり準備したい！
・チームのコミュニケーション、育成や研修に充てたい！
・今まで出来なかった顧客サービスで差別化したい！
・新規営業で販路拡大に使いたい！
・ノー残業で家族とゆっくり過ごしたい！
・趣味や資格の勉強に充てたい！
浮いた時間を再投資することで次の成果が良い方向に変わります。
成果変われば、評価が変わり、人生も変わります。
仕事の生産性が高まり、残業が減ることでプライベートも充実します。
IT化やAI活用の本質、それは
「時間の捻出と再投資による給与UPや充実」です！
「タイムパフォーマンス」略してタイパという言葉が若い人の間では流行ってます。
「かけた時間に対して、得られる成果や充実感の効率」という意味ですね。
いまの20〜30代が仕事を選ぶとき、給料と同じくらいタイパを気にすると言われています。
つまり、
ムダな転記が多い
手書きの書類が沢山ある
意味の見えない確認作業が多い
と、感じてしまう職場環境では優秀な若手ほど「時間がもったいない」と感じて離職を考えてしまうそうです。
昨今ではSNSにAIを活用している会社の情報が氾濫しており、自社は時代に遅れているのではないか感じるケースもあるとか。
IT化、AI活用が進んでいる会社とそうでない会社、求人を出したときどちらに若手が集まるかは言うまでもありません。
反対にAI活用している会社から、全く活用していない会社への転職は少ないと言われています。
人手不足や採用難の昨今、自社のIT化やAI活用が採用や定着でも重要になってきました。
ChatGPTが登場してから「自分の仕事がなくなるかも」という話をよく聞くようになりました。
ただ、少し整理が必要だなと感じます。
AIが得意なのは「決まったルールの繰り返し」です。
文章の下書き、データの整理、定型メールの分類。こういった作業は確かにAIにできます。
一方、お客さんとの信頼を作ること、前例のない問題を解くこと、チームを動かすこと。
これはAIにはまだできません。
では何が怖いのか。
同じ業界で、AIを使って効率化し、生産性を3倍にしている他社と、従来のままの会社。
数年後にどうなるかは明白です。
そしてこれは個人でも同じです。
AIを道具として活用できる人と、使えない人、これからますます差が開いていきます。
反対に「あなたがITやAIを使いこなせれば強力な武器になる」ということです！
「IT化しよう」と高額なシステムを導入したのに、現場では半年後には誰も使っていない… こういう話は珍しくありません。
本当によくある話です。
筆者の会社でも以前に痛い実体験をしています。
なぜそうなるのか？
IT化が進まない本当の原因はシステムではなく「人の考え方」だからです。
どんなに優れたシステムも、使う人が「なぜこれを使うのか」を
理解していなければ意味がありません。
「いい機能があるからやっておいて」と言われても、結局その活用の意味を現場で使う人が分からないと、使いたいと思われません。
よしんば使い始めても、現場から苦情や問い合わせで本社も疲弊してしまいます。
反対にIT化、DX化が上手に進んだ会社もあります。
その秘訣は、「この作業、もっと良くできないか」と現場で考え続ける人が１人いる、たった一人でも、そんな人が動き出すことで組織は変わり始めます。
「いいシステムを導入すれば便利になる」は大きな間違いで、
今の業務の困りごとは何か？何が楽になるとみんなハッピーになる？
と考え始めることです。
システムは魔法の杖ではありません。
システム導入の前に、システムを使う側の「考え方」を変えることが大事です。
システム会社に任せれば大丈夫は本当？
正しく疑うことが最初の改善です。
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